Política de Privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LA ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA S.A.S

La presente política de protección de datos personales es realizada por la ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA S.A.S para dar cumplimiento al artículo 15 de la Constitución, Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones que regula los deberes que asisten a los Responsables y Encargados del Tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se destaca el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento a los derechos de los Titulares de datos personales.

SECCIÓN I. DISPOSICIONES GENERALES   

PRIMERA: OBJETO.

Por medio del siguiente manual se establece una serie de principios, reglas y procedimientos para garantizar el Derecho de Habeas Data de los titulares de datos personales sobre los que ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA S.A.S es Responsable o Encargado del Tratamiento.

SEGUNDA: PRINCIPIOS.

Los principios que se establecen a continuación, constituyen el fundamento de la política de protección de datos personales. En caso de duda sobre la interpretación de las disposiciones contenidas en el presente manual, se utilizarán los principios para hallar el sentido de la regla a aplicar. Estos son:

• Ética
• Excelencia
• Responsabilidad
• Servicio
• Eficiencia
• Trabajo en equipo
• Cumplimiento

TERCERA: BASES DE DATOS.

Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos que maneja la compañía, y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 886 de 2014. Los datos almacenados por ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA S.A.S deberán ser suprimidos cuando se cumplan las finalidades del Tratamiento, salvo que deben ser conservados para el cumplimiento de una obligación contractual o legal.

SECCIÓN II: DERECHOS Y DEBERES

CUARTA: DERECHO DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

De acuerdo con lo Establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada la ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA S.A.S, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
3. Ser informado por la ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA S.A.S del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios o derechos. En caso de conflicto entre la ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA S.A.S y el Titular, la revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento de datos personales, la ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA S.A.S han incurrido en conductas contrarias a Ley 1581 de 2012 a la Constitución;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

QUINTA: DEBERES DE ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA S.A.S. EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

La ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA S.A.S., en calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento, se obliga a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el Tratamiento de datos personales:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado o al Responsable del Tratamiento, según el caso, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado o Responsable del Tratamiento, según el caso, de todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
8. Suministrar al Encargado o Responsable del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley;
9. Exigir al Encargado o Responsable del Tratamiento, según el caso, y en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012;
11. Informar al Encargado o Responsable del Tratamiento, según el caso, cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio;
15. Actualizar la información reportada por los Responsables o Encargados del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
16. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2013, en caso de reclamos por parte del Titular;
17. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
18. Registrar las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos.

Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

SEXTA: TRATAMIENTO ESPECIAL DE CIERTOS DATOS PERSONALES. 

La ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA S.A.S. no será responsable o Encargado del Tratamiento de datos sobre información sensible y de menores de edad.

SECCIÓN III AUTORIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS

SEPTIMA: AUTORIZACIÓN.

Todo Tratamiento de datos personales en el que la ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA S.A.S., actúe en calidad de Encargado o Responsable requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los mismos. La ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA S.A.S. dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los Titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

En caso que la ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA S.A.S., como Encargado del Tratamiento de datos, haya acordado contractualmente ejecutar el Tratamiento con base en la política de la contraparte, aquella deberá garantizar los principios contenidos en este manual.

OCTAVA: CONTENIDO Y FORMA PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita concluir de manera inequívoca, que el Titular ha brindado su consentimiento expresamente. La autorización deberá poder ser consultada posteriormente por el Titular y deberá contener:

1. a) El nombre del Titular;
2. b) El tipo de identificación y número de identificación del Titular
3. c) Datos de contacto del Titular del Tratamiento (Número celular, Dirección y Correo electrónico);
4. d) Los datos de contactos de la ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA S.A.S.
5. e) La identificación de la ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA S.A.S. como Responsable o Encargado del Tratamiento;
6. f) La finalidad del Tratamiento de datos;
7. h) Los derechos que le asisten al Titular;
8. i) El aviso de privacidad;
9. j) Los mecanismos para que el Titular pueda conocer y ejercer sus derechos, así como la Política de Protección de Datos Personales de la ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA S.A.S.
10. k) Una declaración en la que el Titular determina que conoce y comprende las condiciones en que se realizará el Tratamiento, los derechos que le asisten y los mecanismos para ejercerlos;
11. l) La firma del Titular o cualquier otro mecanismo físico o digital que permita determinar que el Titular autoriza el Tratamiento de datos.

Parágrafo. Las autorizaciones deberán ser conservadas en un archivo o base de datos física o digital por el término que determine la Ley. Si hay un cambio en la finalidad del Tratamiento, la ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA S.A.S. deberá obtener una nueva autorización por parte del Titular.

NOVENA: AVISO DE PRIVACIDAD. 

La autorización de la ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA S.A.S. deberá contener el siguiente aviso:

El Tratamiento de datos personales se realizará únicamente para los fines autorizados por el Titular. Los mecanismos que la ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA utiliza para realizar el Tratamiento de Datos Personales son seguros y confidenciales, pues contamos con los medios tecnológicos idóneos para asegurar que sean almacenados de manera tal que se impida el acceso indeseado por parte de terceras personas, y en ese mismo orden, aseguramos la confidencialidad de los mismos con base en la Política de Tratamiento de Datos Personales de la ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA la cual podrá ser consultada en la página https://www.formacionefa.com/. En caso de dudas, solicitudes, consultas, reclamos y similares podrá comunicarse con la ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA a través del correo info@formacionefa.com

La autorización además de lo anterior, contendrá la razón social la ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA el nombre comercial la ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA S.A.S., el tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo, los derechos del Titular y los mecanismos para conocer la política de la ESCUELA, así como sus actualizaciones. En la página web https://www.formacionefa.com/   se deberá mostrar el aviso de privacidad junto con la información mencionada en este párrafo, conforme a lo determinado en el artículo 15 del Decreto 1377 de 2013.

DÉCIMA: MEDIOS DE RESOLUCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y REVOCATORIAS. 

La ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA a través de su página web https://www.formacionefa.com/, pondrá a disposición la presente Política de Protección de Datos Personales; el aviso de privacidad, los formularios para consultas, reclamos y revocatorias; y las instrucciones para diligenciarlos. Además, la ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA habilitará el correo electrónico info@formacionefa.com como canal de comunicaciones entre los titulares de datos y la sociedad, así como un formulario de contacto que dirigirá las solicitudes diligenciadas en la página web al correo info@formacionefa.com

En caso de dudas al respecto, el Titular podrá comunicarse telefónicamente a los números (1) 3102844 – 3014425060 o escribir al correo electrónico info@formacionefa.com para recibir mayor información.

UNDÉCIMA: CONSULTAS.

El Titular o sus causahabientes podrán consultar de manera gratuita los datos personales del Titular cuando la ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA obre como Responsable o Encargado del Tratamiento. Para esto el Titular o sus causahabientes deberán enviar un mensaje al correo electrónico info@formacionefa.com, en el que solicitará su información personal. El mensaje deberá contener como adjuntos:

1. Copia de la cédula de ciudadanía del Titular;
2. En caso de ser el causahabiente, es decir sus herederos, copia del registro civil en la que se pruebe el parentesco o el vínculo.

La consulta será respondida al correo electrónico que envió la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

DUODECIMA: RECLAMOS Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, rectificación o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El Titular enviará un mensaje al correo electrónico info@formacionefa.com, en el que presentará su solicitud de actualización o reclamo. El mensaje deberá contener como adjuntos:
2. Copia de   la cédula de ciudadanía del Titular
3. En caso de ser el causahabiente, copia del registro civil en la que se pruebe el parentesco o el vínculo.
4. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
5. En caso de que la ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA, reciba el reclamo sin ser competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado, siempre y cuando tenga la información para contactar a quien se dirige. En caso de no tener la información deberá informar al Titular que de aquella situación
6. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
7. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

DECIMOTERCERA: REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

Los Titulares de los datos personales pueden revocar total o parcialmente el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para esto el Titular o sus causahabientes deberán enviar un mensaje al correo electrónico info@formacionefa.com , en el que solicitará la revocatoria de la autorización. El mensaje deberá contener como adjuntos:

1. Copia de la cédula de ciudadanía del Titular

La solicitud de revocatoria de la autorización será respondida al correo electrónico en los mismos términos de respuesta que las consultas.

SECCIÓN IV: SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

DECIMOCUARTA: MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, la ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, o acceso no autorizado o fraudulento.

DECIMOQUINTA: IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. 

La ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA S.A.S. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento debe considerar como mínimo los siguientes aspectos:

1. Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los datos protegidos. Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012;
2. Funciones y obligaciones del personal;
3. Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación (back up) de los datos;
4. Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad.

Los datos personales sobre los que la ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA realiza el Tratamiento o es responsable reposan en el aplicativo, en la base de datos de  https://www.formacionefa.com/ contenida en el servidor de propiedad de la ESCUELA y en los discos duros autorizados por la compañía para almacenar datos personales.

DECIMOSÉXTA: SEGURIDAD DE ACCESO Y ALOJAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

1. La información se encuentra en servidores o aplicativos con destinación exclusiva de datos;
2. Los servidores están ubicados en un data centerque cumple con los estándares técnicos; requeridos para almacenar datos sensibles;
3. El acceso a la información se hace a través de las aplicaciones las cuales está alojadas en servidores independientes;

DECIMOSÉPTIMA: PERDIDA DE INFORMACIÓN.

La información de los servidores es soportada diaria de forma automática e incremental y mensual de forma total, garantizando doble respaldo.

DECIMOOCTAVA: ADULTERACIÓN Y ACCESOS FRAUDULENTOS.

El ingreso a las aplicaciones solo puede hacerse por funcionarios activos que se validan a través de las políticas de directorio activo, es decir con manejo de usuario, contraseñas y acceso a segmentos de red definido

SECCIÓN: V DISPOSICIONES FINALES

DECIMONOVENA: COMPETENCIA. 

El área de análisis de información será la responsable de:

1. La adopción e implementación de la política de protección de datos personales;
2. Resolver las solicitudes realizadas por los Titulares de datos personales;
3. Velar por el cumplimiento de las medidas de seguridad.

VIGESIMO: DATOS DE CONTACTO. 

Los titulares de datos personales podrán contactar a la ESCUELA DE FORMACIÓN AERONÁUTICA EFA cuando actúe como Responsable en:

Teléfono: (1) 3102844 – 3014425060

Correo: info@formacionefa.com

Página web: https://www.formacionefa.com/

VIGESIMOPRIMERA: VIGENCIA.

El presente manual rige a partir del 3 de junio de 2021.